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Écrit par Hugo Hirsch
Publié le 21.10.2025 sur Paperjam

Pour ses 25 ans, Victor Buck Services, spécialiste de la gestion documentaire, défend un futur hybride où le papier complète le digital. Sans renier ses origines, l’entreprise investit désormais la cybersécurité, l’IA et le conseil pour préparer l’avenir.

À l’occasion des 25 ans de Victor Buck Services (VBS), Isabelle Alvarez, nouvelle CEO d’une maison en pleine mue, partage sa vision d’un futur hybride où tradition et innovation se répondent. Entre héritage papier et ambitions digitales, la dirigeante entend affirmer VBS comme un acteur international de la donnée sécurisée, bien décidée à prouver que, même à l’ère numérique, le papier peut encore faire impression.

Le papier diminue chaque année. Est-ce que vous ne vous accrochez pas à un modèle voué à disparaître?

Isabelle Alvarez. – «Nous croyons à un futur hybride. Le digital progresse rapidement, sa part a gagné 10% en un an dans nos activités, mais contrairement aux idées reçues, le print ne s’effondre pas. Après un recul d’environ 3% l’an dernier, il se stabilise cette année, voire repart à la hausse. La tendance est claire: on envoie moins, mais mieux, avec des formats plus qualitatifs.

Si le papier ne disparaît pas, quels atouts lui permettent encore de rivaliser avec le numérique?

«Le papier reste pertinent pour trois raisons: il peut être plus durable que le digital selon les volumes ou les modes de transport; il conserve une dimension sensorielle qui séduit encore, y compris les jeunes générations; et son impact marketing demeure incomparable. Un email s’efface en un clic, une enveloppe, elle, capte l’attention. Le papier reste également une preuve tangible: en cas de panne ou de cyberattaque, il constitue une garantie.

En 2023, la distribution digitale a dépassé le papier dans les volumes de communications clients gérés par Victor Buck Services. (Illustration: Victor Buck Services)

Justement, sécuriser la donnée est une promesse forte. Mais dans un monde de cyberattaques constantes, est-ce vraiment possible à 100%?

«Non, et toute société qui prétend l’inverse n’est pas crédible. Personne n’est à l’abri: ni les clients, ni les fournisseurs, ni même les gouvernements. Chez Victor Buck Services, nous ne promettons pas l’invulnérabilité, mais l’exigence du maximum.

Si personne n’est à l’abri, comment une entreprise comme VBS, qui gère des données sensibles, organise-t-elle concrètement sa défense?

«Il faut rester en permanence au meilleur niveau: instaurer les bons process, conduire audits et comité de sécurité régulièrement. Mais surtout, ne jamais opposer business et protection des données: sans elle, il n’y a plus de business. La cybersécurité est devenue une composante centrale de notre activité. Concrètement, elle repose à la fois sur des responsables dédiés et sur l’implication de nos 160 collaborateurs, tous formés et sensibilisés au sujet.

VBS opère aussi en Asie, où vos entités doivent répondre à des exigences différentes de celles imposées en Europe, notamment par le RGPD. Comment gérez-vous ces écarts?

«Ce n’est pas seulement une question de réglementation, mais avant tout de culture. En Asie, une simple ‘guideline’ est souvent appliquée immédiatement, alors qu’en Europe, on attend souvent qu’elle devienne loi pour s’y conformer. Cela peut créer des décalages, comme je l’ai vécu à Singapour. Aucune approche n’est meilleure qu’une autre. Mais pour gérer ces différences, il faut être sur le terrain: c’est au contact des équipes que l’on comprend leurs réflexes et la façon dont elles interprètent une règle.

Difficile de se projeter si loin, mais une chose est sûre: pour durer, il faut innover.
Isabelle Alvarez, CEO, Victor Buck Services

L’IA est-elle une menace ou une opportunité pour votre métier?

«Nous l’abordons sur deux fronts. En interne, elle nous permet de gagner en efficacité, par exemple en automatisant certaines tâches administratives ou en intégrant des chatbots pour répondre plus vite aux demandes des collaborateurs. En externe, elle ouvre la voie à de nouveaux services: dans la dématérialisation, par exemple, l’IA affine l’interprétation des données et rend nos solutions plus précises et plus utiles pour nos clients.

L’IA pose aussi une question éthique: on ne peut pas confier des données sensibles à des outils grand public comme ChatGPT. Comment garantissez-vous leur sécurité?

«La première étape, c’est la pédagogie: sensibiliser nos équipes aux risques. La deuxième, c’est la mise en place de solutions fermées, internes, qui limitent certaines possibilités mais garantissent la confidentialité. C’est le choix que nous faisons, en développant des outils d’IA sécurisés, entraînés uniquement sur nos besoins et ceux de nos clients.

VBS vient de souffler ses 25 bougies. Dans 25 ans, serez-vous encore un document manager ou davantage une société de conseil?

«Difficile de se projeter si loin, mais une chose est sûre: pour durer, il faut innover. À l’image de McDonald’s, dont le produit phare reste le hamburger mais qui a su élargir son offre au fil du temps, notre cœur de métier restera la gestion documentaire. Il sera simplement enrichi de services complémentaires – conseil, analyse de données, solutions technologiques – pour apporter toujours plus de valeur à nos clients.”